Programm zur Unternehmensplanung

Fragen zu den Themen: Planung (Unternehmensplanung), Liquidität (Liquiditätsplanung), Rentabilitätsplanung, Finanzplanung

Fragen und Antworten zum Thema: Unternehmensplanung

Häufig an das ExpertenOffice-Team gestellte Fragen:

Planungszeitraum: Wie viel Jahre können insgesamt geplant werden?
Datenübernahme: Gibt es eine Schnittstelle zur Buchhaltung?
Corporate Identity: Ist ein Ausdruck in meinen Farben möglich?
Steuerplanung: Sind die Tools zur Steuerplanung weitgehend flexibel?
Update: Wird die Software aktualisiert und gibt es sonstige Hilfen?
Frühwarnsystem: Was ist darunter zu verstehen?
Planungsprämissen: Können die Einstellungen ausgedruckt werden?
Währungsformat: In welcher Währung kann geplant werden?
Finanzierung: Werden beanspruchte Kredite automatisch berechnet?
Eröffnungsbilanz: Weshalb wird eine Eröffnungsbilanz benötigt?
Kostenarten: Sind die Kostenpositionen frei bestimmbar?

Planungszeitraum: Wie viel Jahre können geplant werden?

Banken und Beteiligungsgeber erwarten in der Regel eine professionelle Planung über einen Zeitraum von fünf Jahren. Bei Existenzgründungen oder kleineren Vorhaben reicht oftmals eine Dreijahresplanung aus.

Dementsprechend können Sie auf Klick, drei oder fünf Planungsjahre auswählen.

Zeitraum: Unternehmensplanung

Falls die Planung über fünf Jahre hinaus gehen soll, besteht ggf. die Möglichkeit mehrere Projekte anzulegen und über eine Eröffnungsbilanz den Anschluss zur Vorperiode herzustellen. Schließlich verfügen Sie über eine mandantenfähige (projektfähige) Software.

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Können die Planungsprämissen ausgedruckt werden?

Der Exactplanner verfügt über ein intelligentes Tool zur Einrichtung der Planmappe. Je nach Version sind Sie damit in der Lage, die Planungsinhalte anhand von über 170 Voreinrichtungsvariablen genau auf die Planungsanforderungen des Unternehmens abzustimmen.

Dies dauert etwa 15 Minuten und auf Klick können Sie für jedes angelegte Projekt einen Ausdruck der Planungsprämissen anfordern.

Insbesondere Berater bzw. Personen, die häufiger Planungen für Dritte durchführen, schätzen diese Funktion, denn anhand eines Ausdrucks kann die Feinabstimmung der Planung jederzeit überprüft und ggf. schnell modifiziert werden.

Voreinstellungen zur Planung

Auch beim Aufbau neuer Projekte können diese Informationen sehr hilfreich sein und als "roter Faden" beim Mandantengespräch dienen.

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Sind die Kostenpositionen frei bestimmbar?

Die Strukturen und Formate der Materialkostenplanung, Gemeinkostenplanung, Rentabilitätsplanung, Personalkostenplanung und des Plan-Ist-Vergleichs sind wählbar.

Im Rahmen der Gemeinkostenplanung verfügen Sie beispielsweise über bis zu 28 Kostenpositionen, die Sie mit Klick in die Planmappe integrieren können. Einen Teil der einzelnen Positionen können Sie bei Bedarf überschreiben und damit unternehmensspezifische Kostenbezeichnungen einfließen lassen.

Die ganze Aktion dauert wenige Minuten und die Kostenpositionen sind für die gesamte Planmappe festgelegt. Und natürlich können Sie jeder Kostenposition bei Bedarf einen eigenen Vorsteuerschlüssel zuweisen.

Planung der Gemeinkosten

Im Rahmen der Voreinstellung können Sie außerdem bestimmen, ob die Kosten im Rentabilitätsplan monatlich abgegrenzt werden sollen. Dies empfiehlt sich vor allem für Gemeinkosten, die nur sporadisch (kein linearer Kostenverlauf) anfallen.

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Sind die Tools zur Steuerplanung weitgehend flexibel?

Was die Gewerbesteuer betrifft, hinterlegen Sie lediglich den Hebesatz und vermerken bei einem bestehenden steuerlichen Gewerbeverlust die Höhe des Verlustvortrags. Alles andere erledigt das Programm und es berücksichtigt dabei die Rechtsform des Unternehmens.

Für die Voreinstellung der Umsatzsteuer klicken Sie ein einziges Mal und die Standardeinstellung für die Errechnung der Umsatzsteuer steht. Planen Österreichische oder Schweizer Unternehmen, dann wird über die Voreinstellung (A bzw. CH) der im Land gültige USt-Satz zugrunde gelegt.

Mit diesem Planungssystem können Sie darüber hinaus alle erdenklichen Einstellungen zur Berechnung der Umsatzsteuer vornehmen. So können Sie z. B. für jede Produktgruppe, für jede Position der Material- oder Wareneinstandskosten einen unterschiedlichen Umsatzsteuersatz festlegen.

Programm zur Steuerplanung

Danach planen Sie immer nur die Erlöse(Netto) und Kosten(Netto). Falls Investitonen geplant sind, bestimmen Sie im voraus, ob hierauf Umsatzsteuern berücksichtigt werden müssen.

Um die Liquidität (den Zahlungsabfluss von Umsatzsteuern) periodengerecht zu bestimmen, sind folgende Voreinstellungen möglich: Monatliche oder vierteljährliche Vorauszahlung und eine mit dem Finanzamt vereinbarte Dauerfristverlängerung.

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Frühwarnsystem: Was ist darunter zu verstehen?

Dieses Tool dient zur fortlaufenden Kontrolle der Betriebserfolge und der Liquidität.

Gravierende Planabweichungen können schnell Liquiditätsprobleme nach sich ziehen. Deshalb ist die monatliche Überprüfung der Liquiditätsentwicklung genau so wesentlich, wie die fortlaufenden Überprüfungen der Ertragslage des Unternehmens.

Selbst am Markt erfolgreich tätige Unternehmen, können bei zu gering eingeschätzter Liquidität zeitweise in große Schwierigkeiten geraten. Und dies war der Grund, weshalb die Entwickler des Systems schon vor mehr als einem Jahrzehnt dieses einmalige Kontrollinstrumentarium in die Software integriert haben.

Das Frühwarnsystem sorgt über ein spezielles Tool für eine permanente Anpassung der Plandaten an die Realitäten (Ist-Daten). Dabei bleiben die ehemaligen Plandaten unverändert.

Lqiuiditätsplanung und Frühwarnsystem

Die monatliche Übernahme von Kontokorrent, Forderungen und Verbindlichkeiten im Rahmen der Ist-Daten-Erfassung, führen zu angepassten Hochrechnungen und zur ständigen Modifizierung des geplanten Erfolgs und der Liquidität (rollierende Liquidität).

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Corporate Identity: Welche Farben können gedruckt werden?

Zur farblichen und inhaltlichen Gestaltung Ihrer Planmappe können Sie zwischen 13 Hintergrundfarben wählen. Sie klicken und passen damit den gesamten Inhalt, alle Planungen und Auswertungen an Ihren Unternehmensauftritt (CI) an.

Planung und Corporate Identity

Beim Ausdruck der Planmappe verfügen Sie über professionelle Planungen, betriebwirtschaftliche Auswertungen und Diagramme, die Sie durch Ihre persönliche Note (Stichwort: Corporate Identity) zu einem einmaligen und unverwechselbaren Produkt zusammenfassen.

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Update: Wird die Software fortlaufend aktualisiert?

Sie erwerben eine Voll-Lizenz, deshalb entstehen keine weiteren Nutzungsgebühren.

Auf Wunsch und bei Bedarf können Sie eine Updatevereinbarung abschließen, die eine Hilfeleistung betriebswirtschaftlicher Art einschließt und die in den ersten drei Monaten kostenfrei ist.


Update: Programm zur Planung


Danach gilt eine Pauschalregelung: Sie überweisen einmalig im Jahr einen Betrag von 78 € (Standardversion).

Dafür erhalten Sie alle Updates (einschließlich Programmerweiterungen) kostenfrei geliefert. Außerdem können Sie unsere Hotlinie nutzen. Hierbei geht es um die Hilfestellung bei betriebswirtschaftlichen Fragen, die sich möglicherweise bei der Anwendung des Programms stellen.

Dieser Service, den Sie optional nur in den ersten drei Monaten nach dem Erwerb der Software ordern können, darf ohne Fristeinhaltung täglich gekündigt werden.

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Empfiehlt sich eine Schnittstelle zur Buchhaltung?

Mit der PRO-Version ist der Import von Daten über eine Excel-Schnittstelle grundsätzlich möglich.

Allerdings können die Entwickler die Einrichtung einer Schnittstelle und die Übernahme von Daten aus einem Buchhaltungsprogramm nicht empfehlen, denn neben eines sehr hohen Arbeitsaufwandes gibt es trifftige Gründe von dieser Aktion abzuraten.

Als Anwender jedes beliebigen Planungssystems sollten Sie vor der Einrichtung einer Schnittstelle über die Vor- und Nachteile nachdenken.

Denn letztlich ist es nicht mit einer einmaligen Einrichtung getan, denn jede zu einem späteren Zeitpunkt im Buchhaltungsprogramm vollzogene Veränderung (beispielsweise Anlage eines neuen Kontos) würde eine Berichtigung an der Schnittstelle erfordern.

Problematisch könnten sich die im alltäglichen Arbeitsablauf üblichen "kleinen Missverständnisse" erweisen, denn wie schnell werden Änderungen am Buchhaltungsprogramm aus Versehen nicht kommuniziert und über die Schnittstelle laufen nur Teile, der für die Existenz des Unternehmens relevanten Informationen.

Wenn es rein um Plandaten geht, wäre die Übernahme von Buchhaltungsdaten von vorne herein kontraproduktiv, denn die eingelesenen Daten sind letztendlich doch noch an die zukünftige Entwicklung anzupassen. Und was nutzen Ihnen lediglich die Daten aus der Vorperiode, wir empfehlen grundsätzlich die letzten drei Jahre in die Betrachtung der Vergangenheit einzubeziehen.

Und eine lediglich %-tuale Erhöhung von Altdaten aus dem Vorjahr würde in keinem Fall zu einer schlüssigen Planung führen, denn für die Abschätzung des Umsatzes sind die einzelnen Erlösbereiche bzw. Produktgruppen zu analysieren und die Chancen und Risiken der unterschiedlichen Marktbereiche sowie beispielsweise vorausschaubare soziale, politische, innerbetriebliche und kapazitätsabhängige Entwicklungen zu berücksichtigen.

Die reine Eingabe von Umsätzen und Kosten für eine Fünfjahresplanung erledigen Sie mit dem Exactplanner in weniger als einer Stunde. Und dabei müssen keine zweifelhaften Daten überschrieben werden.

Vielfach wird der Wunsch geäußert, zumindest den Plan-Ist-Vergleich zu automatisieren:

Auf den fortlaufenden Anpassungsaufwand und den problematischen Kommuniktaionsverlust wurde hingewiesen.

Was hinzukommt: Bei einer manuellen Übernahme von Istdaten, die einmal im Monat einen Zeitaufwand von vielleicht 10 Minuten erfordern, bemerkt der aufmerksame User gravierende Abweichungen zwischen Plandaten und Istdaten. Was nicht schlüssig ist, wird beim Abschreiben von Zahlen in der Regel erkannt und nicht einfach überlesen.

Bei einer automatischen Übernahme von Daten entziehen Sie dem Anwender ein wesentliches Kontrollinstrument. Ein Leser von Zahlenmaterial konzentiert sich selten auf die einzelnen Wertstellungen, sondern er sieht sich die Ergebnisse unterm Strich an. Wie leicht bleiben auf diese Weise Fehler oder Wertverschiebungen zwischen Plan- und Istperioden unentdeckt.


Schnittstelle: Zwischen Planungsprogramm und Buchhaltung

Und was ist bei einer automatisierten Übernahme von Daten zu tun, wenn im Planmonat ein größerer Posten versehentlich erst in der nächsten Periode gebucht wird?

Für solche Fälle, die in der Praxis gar nicht so selten auftreten, muss zusätzlich eine Lösung gefunden werden, nämlich die Möglichkeit einer manuellen Eingabe bzw. Berichtigung. Und spätestens jetzt beißt sich die Katze in den Schwanz.

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Werden Kredite bzw. Darlehen automatisch berechnet?

Selbstverständlich befinden sich in einem professionellen Planungsprogramm Module zur Berechnung von Darlehen, die im Laufe des Planungszeitraums in Anspruch genommen werden.

Planungsprogramm und Darlehensberechnung

Im Exactplanner werden Darlehen berechnet und das ist das Besondere: Die Ergebnisse wandern automatisch in die Teilpläne: Liquiditätsplan, Finanzplan, Rentabilitätsplan, Planbilanz usw.

Um ein Darlehen anhand der integrierten Darlehensformulare, die sowohl die Berechnung von Tilgungsdarlehen (Förderdarlehen) oder Annuitätendarlehen ermöglichen, benötigen Sie im Exactplanner nur ein paar Minuten.

Ein Arbeitsaufwand von vielen Stunden wäre erforderlich, um manuell beispielsweise zehn Darlehen mit unterschiedlichen Laufzeiten sowie verschiedenen Tilgungs- und Zinsterminen in die zahlreichen Teilplanungen zu integrieren, die innerhalb einer umfassenden Unternehmensplanung ganz einfach vorhanden sein müssen.

Diese Aufgabe erledigt der Exactplanner sozusagen auf Klick.

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Weshalb wird eine Eröffnungsbilanz benötigt?

Beim Planen eines Vorhabens zur Existenzgründung ist in der Regel keine Eröffnungsbilanz erforderlich. Falls allerdings eine Kapitalgesellschaft gegründet und das Stammkapital in bar oder in Form von Sachanlagen vor Beginn der Planung erbracht wird, ist dies in der Eröffnungsbilanz zu dokumentieren.

Unternehmen, die seit längerem erfolgreich tätig sind, verfügen meist über beträchtliche Vermögenswerte, die zwingend im Anlagevermögen bzw. im Umlaufvermögen der Eröffnungsbilanz zu erfassen sind.

Eröffnungsbilanz zur Planung

Selbstverständlich sind auch die Verbindlichkeiten eines bestehenden Unternehmens auf der Passivseite der Eröffnungsbilanz zu übernehmen.

Vermögensplanung und Bilanzplan

Bestandswerte, welche die Vermögensplanung, Finanzplanung, Rentabilitätsplanung und/oder insbesondere die Liquiditätsplanung beeinflussen, sind in der verkürzten Eröffnungsbilanz zu übernehmen.

Sofern das Unternehmen über Bestandswerte verfügt, die nicht in der verkürzten Eröffnungsbilanz aufgeführt sind, können diese als ARP oder PAP hinterlegt werden. Bei diesen Bestandswerten handelt es sich grundsätzlich um Bilanzpositionen, die für eine Unternehmensplanung keine Relevanz besitzen.

Insbesondere vorhandene Forderungen und Verbindlichkeiten, können die Finanz- und Liquiditätsplanung erheblich beeinflussen. Sofern Sie auf die Übernahme dieser Werte verzichten, wird eine der wichtigsten Teilplanungen, nämlich die Planung der Liquidität zu keinem schlüssigen Ergebnis führen.

Zur Planung der Vermögensentwicklung, die speziell in der künftigen Bilanzplanung abgebildet wird, ist eine Übernahme des Anlagevermögens unumgänglich. Und das bestehende Anlagevermögen beeinflusst natürlich auch die Höhe der künftigen Abschreibungen und wirkt sich damit erheblich auf die Planung der Rentabilität des Unternehmens aus.

Zusammenfassend kann man feststellen, dass bei bestehenden Unternehmen eine umfassende Planung ohne Eingangsdaten (Eröffnungsbilanz), auf alle Fälle zu lückenhaften bzw. fehlerhaften Ergebnissen führen wird.

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In welcher Währung bzw. kann in Tsd. € geplant werden?

Mit der PRO-Version können Sie auf Klick zwischen vielen, für deutsche Unternehmen wesentlichen und konvertiblen Währungen wählen: EUR, CHF, USD, GBP, CAD, YEN, CNY, RUB, PLN.

Leichte Lesbarkeit und schnelle Aufnahmefähigkeit von Inhalten aller Teilplanungen und Auswertungen sind Erfordernisse, die Banken und Beteiligungsgeber an eine professionelle Businessplanung stellen.

Diesen Grundsätzen folgend haben die Entwickler der Transparenz aller Planungsinhalte größte Aufmerksamkeit gewidmet. Es beginnt bei der Lesbarkeit von Zahlenmaterial, welches maßgeblich durch die Länge der Zahlenkolonnen, aber auch durch die Schriftgröße beeinflusst wird.

Zu lange Zahlenkontrollen führen am Ende dazu, dass beim Ausdruck der Planmappe zum einen, die Zahlen relativ klein widergegeben werden und zum anderen, zu viele Zahlen hintereinander das Verständnis für die dargestellten Inhalte erschweren.

Unternhemnsplanung in verschiedenen Währungen

Aus diesem Grund sollten Sie ab einer Umsatzgröße von etwa 7 Mio. pro Jahr grundsätzlich in Tausendereinheiten planen. Die Umstellung der Währungsgröße erfolgt im Exactplanner auf Klick.

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